Wat is de Eisenhower Matrix

De Eisenhower matrix is een timemanagement model, bedacht door de Amerikaan Dwight D. Eisenhower. In WOII was hij de vijf sterren generaal van de geallieerde strijdkrachten en werd opperbevelhebber van de NAVO. Later werd de Republikein van 1952-1960 president van zijn land.

Eisenhower werd tijdens zijn presidentschap geconfronteerd met een enorme hoeveelheid dagelijks werd. Op zoek naar een methode om zijn werk te structureren en te ordenen, bedacht hij zelf een overzichtelijk kwadrant, wat later de 'Eisenhower matrix' of 'Eisenhower kwadrant' werd genoemd.

Stephen Covey heeft dit model overgenomen in zijn boek ‘de zeven eigenschappen van effectief leiderschap’. Hij plaatste het Eisenhowerschema als belangrijk hulpmiddel onder Eigenschap 3, ‘belangrijke zaken eerst’.     


Hoe werkt de Eisenhower matrix?

We leggen het hier voor je uit: 

Hieronder zie je een afbeelding van het kwadrant:  

Eisenhower kwam tijdens zijn werk tot de conclusie dat alles urgent en belangrijk lijkt te zijn. Maar is dat wel zo? Zeker, veel is urgent, maar is dat altijd wel belangrijk? En wat belangrijk is, is dat altijd wel urgent? 


Een bekende uitspraak van Eisenhower is deze:

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent” - D. Eisenhower


Om een helder onderscheid te maken tussen urgent en belangrijk, werd dit kwadrant bedacht. Je zou het kunnen zien als een prioriteitenmatrix.  
We nemen het 'Vier Kwadrantenmodel' stap voor stap met je door.

Dit zijn de kwadranten:

  1. DOEN; belangrijk en urgent, 
  2. LATER; belangrijk en niet urgent,
  3. DELEGEREN; niet belangrijk wel urgent,
  4. AFSTOTEN; niet urgent.

Je zou deze matrix kunnen zien als vier postvakjes. Een taak komt binnen en je maakt op dat moment de afweging: 'in welk bakje hoort deze taak thuis?'.
Door dit te doen breng je meteen orde aan in je werkflow. Je stelt op die manier prioriteiten hoe je om moet gaan met het werk.

  • Welk werk moet nu gebeuren?
  • Wat kan nog blijven liggen voor later?
  • Welk werk kan ik delegeren?
  • En wat kan ik gewoon elimineren, afstoten?

Dit model kan in diverse werksituaties gebruikt worden. Zowel in de zorg, de dienstverlening. ,Maar ook voor jezelf als student en in privé situaties is deze matrix geschikt voor timemanagement, om zo de juiste prioriteiten te stellen.


Een nadere uitleg per kwadrant.

Kwadrant 1 – DOEN; Belangrijk en Urgent

Kwadrant I is het ‘stresskwadrant’. Hier zit de meeste druk op en gaat vaak gepaard met tijdnood. Het werk wat in dit vakje terecht komt, moet zo spoedig mogelijk gedaan worden. Het kan niet wachten en het heeft de nodige gevolgen als je het wel uit gaat stellen.


Het kan gaan om een conflict tussen mensen die hoog oploopt. Of een spoedoperatie in een ziekenhuis. Een deadline die gehaald moet worden voor een belangrijke aanbesteding, noem maar op… Als je hier geen tijd aan besteed, kom je geheid in grote problemen terecht.

Werk wat in dit Kwadrant terecht komt, kan ook te maken hebben met verkeerd time-management. Zo kunnen taken die eerder in Kwadrant II zaten, terecht komen in Kwadrant I, omdat je er geen aandacht aan hebt besteed. Zo moet je dan soms toch alsnog ad-hoc iets voor elkaar zien te boksen, omdat de deadline die dag in zicht gekomen is. Of je had werk op je bureau liggen wat je had kunnen delegeren, door een ander hiervoor te vragen. Maar door de tijdsdruk kan het niet meer en moet je zelf aan de slag.

Covey zegt dat we zoveel mogelijk moeten proberen uit Kwadrant I te blijven. Hoe meer we bewegen in dit vakje, hoe meer stress we hebben. Maar ook hoe minder we kunnen bewegen in Kwadrant II, terwijl het werken in dit Kwadrant de meeste rust geeft en waarde toevoegt aan ons leven.

Het is belangrijk om je altijd af te vragen: 'Moet dit écht NU?'. We kunnen geneigd zijn meteen op elke mail direct te willen reageren. Een vraag van een collega meteen te beantwoorden. Maar is dit echt noodzakelijk om dit op zeer korte termijn te doen? Zo niet, laat je dan niet opjagen. Is het antwoord 'JA', ga dan aan de slag en stel niet uit! 
 

Eisenhower schema

Kwadrant 2 – LATER; Belangrijk en niet Urgent

In de matrix is dit het Kwadrant wat volgens Covey vaak het meest verwaarloost wordt. Dit Kwadrant raakt ook de tweede eigenschap van Covey: “begin met het einde voor ogen”.

Je zou dit het ‘kwaliteitskwadrant’ kunnen noemen. Geef tijd en prioriteit aan zaken die (op lange termijn) echt belangrijk zijn. Door deze werkzaamheden in te plannen, voorkom je op langere termijn problemen en een cultuur van adhocratie, waardoor je steeds weer terecht komt in het stresskwadrant.

In Kwadrant II hebben we te maken met een goede planning naar prioriteit. Uiteraard is het wel van groot belang om die planning te volgen. In dit vakje moeten we denken aan het onderhouden van relaties, het bijhouden van de administratie, studeren en scholing, zaken opruimen en tijd nemen voor planning en monitoren van werkzaamheden die anderen doen.

Je kan in dit vakje ook tijd inplannen om aandacht te geven aan je gezin, aan sport en gezond eten, hobby’s, meditatie en geloofszaken, inplannen van rust momenten, onderhoud aan je huis, enz. Door te investeren in dit Kwadrant, vergroot je jouw 'Cirkel van Invloed'.   

De vraag die je altijd bij deze werkzaamheden mag stellen: Dient dit een hoger doel?. Natuurlijk gaat het hier over de belangrijke zaken die jezelf kan en wilt doen. Maar mocht het zo zijn, dat je zaken kan delegeren aan anderen, dan moet je dat zeker niet nalaten om zo tijd over te houden voor taken die aan jou persoonlijk blijven kleven.

Kwadrant 3 – DELEGEREN; niet Belangrijk wel Urgent

Stel jezelf bij elke taak die op je bordje komt de vraag: “Wie kan of wil dit doen?”. Zeker als manager of leidinggevende waar zoveel op je afkomt, moet je altijd kijken of er een ander is aan wie je het kan delegeren. Delegeren is niet afschuiven, maar stelt iemand in staat om zich in een taak te ontwikkelen. Het geeft jou de ruimte om zoveel mogelijk actief te zijn in de bovenste Kwadranten van de matrix.

Kwadrant III geeft aan dat zaken hier wel urgent zijn, maar niet belangrijk. Waarom niet belangrijk? Omdat het niet persé belangrijk voor jou is. Het kan liggen buiten jouw 'Cirkel van Invloed.' Ja, het is wel vaak belangrijk voor de ander! Het gaat hier vaak om vragen die op je afkomen via mails, post, telefoontjes of collega’s die bij jou binnenlopen. Mensen hebben je ergens NU voor nodig. Het legt druk bij jou. En omdat het werk zich als urgent aandient, zijn we vaak geneigd om dan ook maar meteen zelf het werk op te pakken. Daarom wordt dit ook wel ‘de Kwadrant van de misleiding’ genoemd.

De verwarring is dat we denken dat de taken ook voor ons belangrijk zijn. We denken dan te bewegen in het eerste Kwadrant. Maar eigenlijk zijn we vooral bezig om aan de verwachtingen van de ander tegemoet te komen. Vooral voor 'people pleasers' is dit een groot probleem, waar veel kostbare tijd aan verloren gaat. Er komt echt een stukje assertiviteit bij kijken om ‘nee’ te durven zeggen en grenzen te stellen.     

Vraag je daarom altijd de vraag af: ‘Wie kan/wil dit doen?’. Zo kan je effectief je tijd managen en prioriteit geven aan wat écht belangrijk voor jou is. In het Eisenhower model is dat dus niet dit vakje 3.

 

Eisenhower kwadrant

Kwadrant 4 – AFSTOTEN; niet Belangrijk en niet Urgent

De bijnaam van Kwadrant IV is ook wel het ‘vluchtkwadrant’. Dit is in het Eisenhowermodel het vakje waar je nooit in moet zitten. Hier zijn de taken niet urgent en ook niet belangrijk. Dit is vanuit time management bekeken, complete tijdsverspilling! Hier ben je je tijd aan het verdoen door uren te scrollen op social media, te zappen voor de TV (zonder concreet iets te bekijken). In de matrix is dit ook het vakje waar vaak verslavingen ontstaan, waar je bezig bent met zaken waar je je later ‘leeg’ over voelt en waarvan je later zegt: ‘Ik heb mijn tijd verkwist’. 

Het gaat hier dus niet om zinvolle ontspanning, het uitoefenen van hobby’s en sport.
De ervaring leert dat als mensen teveel in hun stresskwadrant zitten (Kwadrant I), ze de neiging hebben om hun pijn, stress, te verdoven in dit vierde Kwadrant.
Dit is ook het kwadrant waar je tijd kan verkletsen met mensen die niet uitgepraat raken, waar je junkmail leest en jezelf kan verliezen in een discussie op Facebook (waar niemand beter van wordt).  
Stel jezelf de vraag: 'Doet het ergens toe?' Zo nee: Afstoten! 


Tijdsplanning

De Eisenhower matrix is een geweldige tool om je focus te houden op zaken die echt belangrijk zijn. Waarin je investeert. Het plannen komt met name aan de orde in het tweede Kwadrant. Covey geeft aan dat als we succesvol in ons leven willen zijn, hier de aandacht naartoe zou moeten gaan.

Het helpt om overzichtelijke takenlijsten te maken. Hier zijn handige apps voor. Maar uiteraard kan het ook gewoon op papier. Vraag je altijd af: 'Waar in het Eisenhower schema valt welke taak?' En deel het dan in!   

Wees concreet in je planning. Maak je taken niet te groot of algemeen, maar wees specifiek. Zorg er daarnaast ook voor dat je tijdsindicatie realistisch is. Alleen op die manier doe je aan effectief tijdsmanagement.

Maak aan het einde van de werkweek een planning voor de week die er aan gaat komen. Stuur daarnaast dagelijks bij, door aan het begin van de dag te kijken of je op koers ligt en reserveer ook voldoende tijd voor Kwadrant I.


Coach- en Trainingstrajecten Abundant Life

Abundant Life maakt in de coaching en trainingstrajecten veelvuldig gebruik van het Eisenhower kwadrant. Doorgaans maakt het dan deel uit van de zeven eigenschappen voor effectief leiderschap van Stephen Covey.